du hast nur die Berechtigungen für das Menü erteilt. oben rechts in deinem Screenshot ist ein grauer Toggle. Klick den an und dann hast du das erweiterte Menü, was sie alles darf. Such dir da die richtigen Berechtigungen raus.
Es gibt „Dokumente archivieren“. Ich schätze, dass es das richtige ist, kann es aber nicht 100% sagen.
Du musst drauf achten, dass du auch andere Rechte brauchst z.B. für Dokumente.
Dann setz doch alle Berechtigungen und dann gehst du rückwärts. Nimm das weg, was die Kollegin nicht haben soll. Aber nicht zu viel auf einmal, dann prüfen, ob sie noch alles darf.