Best Practice für Amazon Rechnungen (VCS & Co.) - wie mit falschen Rechnungen umgehen?

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Hallo in die Runde,

wir haben immer wieder Kunden, die beschweren sich über die Rechnungen von Amazon. Wir nutzen derzeit „VCS plentymarkets“, da wir dann zwar unsere Rechnungen haben, die aber wenigstens den Werten von Amazon entsprechen und es somit keine Probleme durch Ablehnung der Rechnung seitens Amazon kommt. Bei VCS Amazon ist das Problem ja identisch, die Werte stammen auch von Amazon, nur dann geben wir die Kontrolle noch mehr ab.

Die Alternative wäre also „plentymarkets“ als Rechnung erzeugen-Option, nur das gibt besagte Probleme, dass Amazon mitunter die Werte falsch berechnet und darauf dann besteht, also am Ende die Rechnung abgelehnt wird und wir werden wegen fehlender Rechnungs-Uploads von Amazon abgestraft.

Gibt es denn überhaupt eine wirklich gute Lösung? Eine, bei der man sich nicht mit Amazon anlegt, der Kunde aber korrekt berechnete Rechnungen erhält? Oder wie macht ihr das, die Rechnungen freigeben, korrigieren, neu berechnen, wenn ein Kunde darum bittet?

Viele Grüße

Alex

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Hi Alex,

die entscheidende Frage ist objektiv nicht, ob ein Kunde darum bittet, sondern ob eine bemängelte Rechnung auch tatsächlich umsatzsteuerlich nicht korrekt ist.

Zwar handelt es sich bei dem Vertex Engine um ein Modell, bei dem für die EU abertausende HS-Codes in nur rund 80 Tax Codes komprimiert werden, was im Zweifel durchaus problematisch sein kann. Aber bei Dir geht es um eine überschaubare Anzahl an eindeutigen PTCs. Und wenn man mal von inländischen Umsetzungen des Reverse Charge Verfahrens absieht (ggf. von Bedeutung beim Versand aus einem ausländischen FBA-Lager innerhalb des gleichen Landes), dann kann es nur zwei Möglichkeiten geben; entweder es greift der anzuwendende lokale USt-Satz im Zielland bei einer B2C-Transaktion oder es handelt sich um eine ustfr. igL. Und diesbezüglich habe ich insoweit noch niemals Probleme identifizieren können.

Hast Du denn Beispiele (PM)?

Unterschieden werden müssen zwei Fehlerarten:

  1. Falscher Rechnungsempfänger oder falsche Rechnungsadresse

In diesem Fall muss sich der Kunde direkt an Amazon wenden, um eine Rechnungskorrektur zu veranlassen.

Die Korrektur erfolgt via VIDR, also durch Erstellung einer Gutschrift und berichtigten Rechnung auf Grundlage der importierten Berichte.

  1. Falsche Berechnung

Andere Korrekturen als die in Punkt 1 bezeichneten können grundsätzlich nicht durch den Kunden bei Amazon beantragt werden.

2.1 Prüfung und Ursache

Wenn die Berechnung tatsächlich falsch erfolgt sein sollte, so muss dies eine Ursache haben. Dies könnte (abgesehen von „Spezialfällen“) faktisch nur aus einer falschen Definition des PTC für die ASIN resultieren.

Der Fehler müsste also für die Zukunft verhindert werden. Eine nachträgliche Änderung für eine existierende Transaktion kann jedoch via VCS nicht erfolgen.

2.2 Lösung

Da die Änderung nicht durch den Kunden bei Amazon beantragt werden kann und eine manuelle Änderung durch den Verkäufer ausgeschlossen ist, bliebe nur noch eine Berichtigung außerhalb von Amazon.

In der Realität müsste der Kunde dazu anrufen (proaktiv oder durch Aufforderung) und die eigene E-Mail-Adresse mitteilen, da die Kommunikation innerhalb von Amazon ja entsprechend eingeschränkt (…) ist.

Dann müsste man eine Stornorechnung und berichtigte Rechnung erstellen und dem Kunden beide übermitteln.

VG

Marlon

P.S.:

Wichtig ist darüber hinaus die Compliance insgesamt. Es muss sichergestellt sein, dass zwei identische Transaktionen aus unterschiedlichen OMPs und dem Webshop umsatzsteuerlich identisch behandelt werden. Anders formuliert, darf VCS nicht zu einem anderen Ergebnis kommen als sich dies auf den Standortkonfigurationen in plenty ergeben würden.

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Hallo Marlon,

das Grundproblem sind Rundungsunterschiede zwischen Plenty und Amazon, für rein inländische Lieferungen. Auch hat Amazon früher (ich kann nicht sagen, ob das noch immer der Fall ist) bei Coupons das Problem gehabt, dass die Engine mitunter Fehler bei der Berechnung der Abzüge gemacht hat.

Kurzum, als wir früher von Plenty die Rechnungsbeträge berechnen haben lassen, waren gerade bei Aufträgen mit vielen Positionen und Mengen schnell ein paar Cent Rundungsdifferenz zu Amazon vorhanden und Amazon lehnte sodann die Rechnung ab, daher lassen wir seit einger Zeit diese über VCS Plentymarkets mit den Werten von Amazon aber auf der PDF-Vorlage von Plenty generieren. Und da kann es sein, dass dann bspw. die Netto-Teilsummen wegen der Rundung (ich kann nicht sagen, ob Amazon intern mit 2 oder 4 Stellen rechnet) addiert um einen Cent nicht die Netto-Gesamtsumme ergeben.

Meines Wissens gab es solche Fragen immer mal wieder im alten Forum, Plenty hat dann die Rechnungen entsperrt und man konnte diese stornieren und durch Plenty neu berechnen und erstellen lassen. Aber auf Dauer ist das natürlich auch keine gute Option, ein manueller Eingriff sollte schließlich immer das letzte Mittel darstellen, daher bin ich auf der Suche nach einer allgemeine Lösung, wie die gesamte Rechnungslegung bei Amazon möglichst fehlerfrei erfolgt.

Viele Grüße

Alex

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Hi Alex,

Rundungsfehler sind mathematisch nicht zu verhindern, da das Entgelt eben auf zwei Stellen gerundet wird. Selbst in der USt-VA und USt-Erklärung tauchen diese auf, wenn die USt automatisch auf Grundlage der Bemessungsgrundlage berechnet wird.

Vor allem führen zwei unterschiedliche Rechenwege dazu:

  • Vertex geht vom Nettobetrag aus und berechnet auf Grundlage des USt-Satzes den Bruttobetrag. Plenty hingegen geht bei der Berechnung vom Bruttobetrag aus.
  • Wenn der Rechnungsempfänger nun den Bruttobetrag in den Nettobetrag und die USt aufteilt, dann rechnet er rekursiv.
  • Aber der Rechnungsempfänger kennt nur den Bruttobetrag mit zwei Nachkommastellen; bei vier NKS würde er auf das identische Ergebnis kommen entsprechend der Rechnung.

Deshalb existiert in einer FiBu auch in der Regel ein sog. Rundungsdifferenzkonto, was steuerrechtlich auch de facto nicht zu beanstanden ist.

In diesem Sinne ist eine solche Rechnung nicht falsch. Und wenn der Kunde auf ein anderes Ergebnis kommt, dann ist das letztendlich die Rundungsdifferenz.

Also gibt es auch keinen Grund für eine Berichtigung. In diesem Falle kann ich nur die Erstellung einer ausführlichen Vorlage empfehlen, um dies bei solchen Fragen immer beantworten zu können.

VG

Marlon

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Hallo Marlon,

wir verweisen natürlich ebenso auf die Rundung als Grund für leichte Abweichungen, einige Kunden beharren jedoch nachdrücklich auf eine Rechnungskorrektur wegen eines einzelnen Cents, da dies bspw. ihre Buchhaltung vorgibt.

Anders ist die Problematik direkt bei Amazon, wenn wir die Berechnung durch Plenty aktivieren, reicht ein einzelner Cent aus, damit Amazon beim Upload die Rechnung ablehnt. Daher bleibt uns wohl erstmal nichts anderes übrig, als VCS von Amazon weiterhin zu nutzen.

Viele Grüße

Alex

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Das ist das Dilemma zwischen Kundenservice und Steuerrecht.

Also ich würde grundsätzlich die Nutzung von VCS empfehlen, wenn man nicht nur lokal in Deutschland verkauft, da man ansonsten nicht kalkulieren kann für andere EU-Länder.

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Genau so schaut es leider aus. Aber letztlich scheint man da zu keiner perfekten Lösung kommen zu können.

Dann bleiben wir bei VCS, danke für deine Hilfe!

Viele Grüße

Alex