wir setzen PlentyOne seit Anfang 2025 ausschließlich für die Abwicklung unserer Firmenkundenaufträge ein und haben aktuell ein Thema bei der E-Rechnungsstellung (ZUGFeRD / XRechnung), zu dem wir gern Erfahrungen aus der Community einholen würden.
Konkret geht es um die Abbildung von Versand- bzw. Frachtkosten. Diese werden bei uns korrekt im Auftrag und im PDF ausgewiesen und rechnerisch berücksichtigt, jedoch offenbar nicht als Nebenkosten / Belegzuschläge auf Dokumentenebene (BG-21) im E-Rechnungs-XML ausgegeben.
Validatoren bestätigen zwar die formale EN-16931-Konformität der Rechnungen, jedoch werden unsere E-Rechnungen bei einzelnen Großkunden beim maschinellen Auslesen abgelehnt, da Versandkosten nicht semantisch als Nebenkosten (z. B. mit Reason / ReasonCode) modelliert sind.
Aktuell betrifft uns das konkret bei OBI, wo Rechnungen solange nicht zur Zahlung freigegeben werden, bis die E-Rechnung vollständig maschinenlesbar verarbeitet werden kann. Andere Großkunden haben bislang noch keine Rechnungen abgelehnt, was aus unserer Sicht auch daran liegen kann, dass dort Abweichungen intern manuell verarbeitet werden.
Wir haben zu diesem Thema bereits ein Support-Ticket bei PlentyOne eröffnet. Uns wurde mitgeteilt, dass die fehlende Abbildung der Nebenkosten aktuell als Feature-Request aufgenommen wird. Originalnachricht von PlentyOne : “Es ist derzeit nicht möglich, den Inhalt der Felder BT-104 und BT-105 zu beeinflussen. Wir können dies als Feature-Request aufnehmen, benötigen jedoch ein genaues Beispiel, wie dies aussehen soll.”
Am besten anhand eines Beispiels eines Auftrags mit Belegzuschlägen. Bitte zusätzlich Screenshots senden , wie das aussehen soll und was genau in diesen Feldern enthalten sein soll.” Auf die Dringlichkeit und die konkreten Auswirkungen (Zahlungsblockaden bei Großkunden) haben wir bereits hingewiesen. Seitdem haben wir jedoch keine weitere Rückmeldung erhalten, wann oder ob das Thema priorisiert umgesetzt wird.
Daher möchten wir gern in die Runde fragen:
Gibt es weitere PlentyOne-Nutzer im B2B-Umfeld, die ähnliche Erfahrungen machen?
Werden bei euch Versandkosten als Belegzuschläge (BG-21) im E-Rechnungs-XML ausgegeben?
Gibt es bekannte Workarounds oder Best Practices im Umgang mit Großkunden?
Wir möchten gern besser einschätzen, ob es sich um einen Einzelfall handelt oder ob weitere Anwender hiervon betroffen sind.
Bei uns ist die Situation leider anders: Wir beliefern viele OBI-Filialen direkt (nicht über den Marktplatz). Alle E-Rechnungen an OBI kommen aktuell mit der gleichen Fehlermeldung zurück.
Die Versandkosten stehen im PDF korrekt drin, werden aber im technischen Teil der E-Rechnung (XML) nicht als eigene Nebenkosten erkannt. Dadurch kann OBI die Rechnung nicht automatisch verarbeiten und gibt sie nicht zur Zahlung frei. Wir haben das zusätzlich mit dem Tool Quba geprüft, dort werden ebenfalls keine Nebenkosten auf Rechnungsebene angezeigt.
Den Weg, OBI darauf hinzuweisen, dass wir das aktuell technisch nicht anders abbilden können (PDF/A-3 mit XRechnung-XML), sind wir auch schon gegangen. Trotzdem bekommen wir die Fehlermeldungen bei jeder Rechnung weiterhin zurück.
Aus unserer Sicht ist das daher kein spezielles OBI-Problem, sondern ein grundsätzliches Thema in der technischen Darstellung der Versandkosten in der E-Rechnung.
Auch Lieferungen zum Markt die per obi.net kommen bzw EDI werden die Rechnungen angenommen.
Eventuell hast du einen anderen Fehler in der Rechnung wenn die Rechnung sofort vom Server abgelehnt wird.
Ein Problem mit dem Leistungsempfänger und Empfangsbevollmächtigt oder der Marktnummer. OBI hat da ja sehr eigene Vorstellungen was auf der Rechnung alles stehen muss.
Die genannten Punkte (Marktnummer, Leistungsempfänger, Empfangsbevollmächtigter) haben wir geprüft und sind korrekt hinterlegt. Die Rechnungen werden von OBI grundsätzlich angenommen und nicht sofort technisch abgelehnt. Der Fehler tritt erst im nächsten Schritt beim maschinellen Auslesen der E-Rechnung auf.
OBI meldet dabei zurück, dass die Versandkosten technisch nicht korrekt als Nebenkosten erkannt werden und gibt die Rechnung deshalb nicht zur Zahlung frei. Die Analyse mit Quba bestätigt dies, da dort keine Nebenkosten auf Rechnungsebene ausgewiesen werden.
Uns ist bewusst, dass Rechnungen über obi.net bzw. EDI teilweise problemlos angenommen werden. EDI ist jedoch kein standardisiertes oder gesetzlich verpflichtendes Verfahren, sondern ein individuell abgestimmter Datenaustausch zwischen zwei Systemen. In unserem Fall geht es um verpflichtende E-Rechnungen im Format ZUGFeRD/XRechnung, die nach dem allgemeinen Standard EN 16931 geprüft werden. In diesem Kontext müssen Versandkosten eindeutig und technisch korrekt als Nebenkosten im XML ausgewiesen sein.
Dass EDI-Rechnungen akzeptiert werden, ändert daher nichts an der Tatsache, dass die E-Rechnung inhaltlich unvollständig ist und die Versandkosten vom System nicht korrekt als Nebenkosten erkannt werden und bei der automatisierten Prüfung durch OBI entsprechend abgelehnt wird.